朝、出がけにお腹が痛くなったりするのは誰にも起こりうること。また、公共交通機関の遅延なども避けられないアクシデントですね。このような予定外の理由で遅刻の電話をしなければならなくなった時、慌ててしまった経験はありませんか？
そこで今回は、急遽職場へ遅刻する時に慌てない電話のかけ方のコツを3つご紹介します。就労移行支援から障害者雇用で就職した人は、ぜひ参考にしてください。
- 遅刻電話のかけ方で押さえておきたいポイント
- 遅刻電話のかけ方1：到着できる時間を考えておく
- 遅刻電話のかけ方2：職場の電話番号をスマホに登録しておく
- 遅刻電話のかけ方3：担当者・文例を書いた電話メモを作っておく
遅刻電話のかけ方で押さえておきたいポイント
急遽遅刻の電話をしなければならない時は、誰しも慌ててしまうものです。とはいえ、慌てすぎて支離滅裂な電話をかけてしまうと、電話を受けた相手も困ってしまいます。
急な遅刻の電話をかける時に押さえておきたいポイントは、要点だけを簡潔に伝えること。やむを得ない事情をちゃんと伝えたいのはやまやまですが、話が長くなると電話を受けた相手に余計な時間を取らせてしまうことになります。遅刻の詳しい理由は、到着してからゆっくり聞いてもらうようにしましょう。
なお、遅刻の電話をかける時に伝えるべき内容は次のようなものです。
- 名前
- 今の状況
- 遅刻するという事
- 到着予定時刻
また、遅刻の電話は必ず始業時間前に済ませることも大切です。職場の担当者が出勤する時間に合わせて電話をかけると良いでしょう。
遅刻電話のかけ方1：到着できる時間を考えておく
要点だけを簡潔に伝えるためには、電話をかける前に伝える内容をまとめておくことが大切です。ここからは、スムーズに遅刻の電話をかけるコツを具体的に解説していきましょう。
まずは、到着予定時刻を伝えるために、到着できそうな時間を予測しましょう。このとき、10分ほど余裕をもっておくと安心です。伝えた予定時刻よりも早く到着するのは問題ありませんが、予定時刻からさらに遅れてしまっては職場に迷惑がかかる場合も考えられます。
遅刻電話のかけ方2：職場の電話番号をスマホに登録しておく
遅刻の電話をかけるのは自宅からとは限りません。通勤中の電車やバスの中から電話するケースも考えられるため、職場の電話番号はスマートフォンに登録しておきましょう。
また、担当者の私用携帯電話にかけるのはNGです。出先で待ち合わせする場合などを除いては、職場の直通電話の番号にかけるようにしましょう。
遅刻電話のかけ方3：担当者・文例を書いた電話メモを作っておく
いざ電話がつながって相手が出た時、慌てて伝えることを忘れてしまった経験がある方もいるのではないでしょうか。そうならないために、あらかじめ担当者の名前や文例を書いた電話メモを作っておき、実際に見ながら電話をかけるのがおすすめです。
メモは自分が分かりやすい形でまとめるのが一番ですが、参考例は次のようなものです。
電話番号 00-0000-0000 担当者 ○○さん（不在の場合は△△さん） 「××部の□□と申します。○○さんはいらっしゃいますか？」 （不在の場合は△△さん。どちらも不在の場合は伝言をお願いする） 電車が遅れた時 「今A駅にいますが、電車が止まってしまいました。 これからバスで向かいますが、遠回りのため遅刻してしまいます。申し訳ありません。 到着は00時00分頃の予定です。よろしくお願いします。」 体調不良の時 「今朝から頭痛があり、薬を飲んで様子を見ているため 遅刻させていただきます。申し訳ありません。 少しずつ回復してきているので、30分後には自宅を出て 00時までに会社に到着する予定です。よろしくお願いします。」
スムーズな遅刻電話で職場の人間関係も円滑に！
就労移行支援から就職した方のために、遅刻する時に職場へ電話をかけるコツを3つご紹介しました。
落ち着いて簡潔に遅刻の電話をかけることができれば、職場の人からの信頼度もアップするでしょう。できれば遅刻をしないに越したことはありませんが、いざという時のために準備しておくと安心ですよ。
